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内部統制基本方針

内部統制システムに関する基本方針およびその運用状況

① 当社及び子会社の取締役及び使用人の職務の執行が法令・定款に適合することを確保するための体制

  1. 企業行動憲章を制定し、当社及び子会社の役職員に対して、企業行動憲章により定められている企業活動の根本理念を十分に理解させることにより、法令等遵守の意識の徹底を図る。
  2. 当社及び子会社の取締役が、法令・定款を遵守すること、ならびに企業理念に則った行動を取るよう、各社の取締役会及び経営会議等を通じて監視し、徹底を図る。
  3. 当社及び子会社の役職員が日々の業務を行うにあたり遵守すべき基本的な行動基準を定め、当社及び子会社のコンプライアンス推進のための活動・統制を行う組織としてコンプライアンス委員会を設置する。また、コンプライアンス委員会の活動概要は定期的に取締役会に報告する。
  4. 当社はパソナグループ全体を対象とする内部通報制度を設け、内部通報窓口を社内及び社外に設置し、パソナグループの使用人等からの通報による、組織的または個人に関わる法令に違反する恐れのある重大な事実等の未然の防止、早期把握に取り組む。
  5. 監査室及びグループ内部監査室は当社及び子会社(上場子会社を除く)に対し内部監査を実施し、業務遂行の適正性、妥当性ならびに適法性を監査し内部統制の向上を図る。
  6. 当社は、企業行動憲章に基づき、反社会的勢力に対して毅然とした態度で臨み、一切の関係を遮断する。また、不当要求等への対応を所管する部署を定めるとともに、事案発生時の報告及び対応に係る規程等の整備を行い、警察等関連機関とも連携し毅然と対応する。
  7. 当社と利害関係を有しない社外取締役を選任し、取締役の相互監視・監督機能を強化することにより、適法性を確保する。
  8. 常勤監査等委員ならびに当社と利害関係を有しない監査等委員である社外取締役による監視を行う。

② 取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

取締役の意思決定または取締役に対する報告に用いる重要な文書の作成、保存及び廃棄については制定された文書管理規程に基づき、実行されるよう徹底を図る。

③ 当社及び子会社の損失の危機の管理に関する規程その他の体制

  1. 当社及び主要な子会社は危機管理について定められたリスクマネジメント規程により管理を行うとともに、役職員全員に危機管理マニュアルを周知することにより徹底を図る。
  2. リスクマネジメント体制における最高責任者はグループ代表とする。リスクに関する統括管理は当社及び主要な子会社に設置されたリスクマネジメント委員会が行い、コーポレートガバナンス本部の担当役付執行役員をリスクに関する統括責任者として指名する。
  3. リスクマネジメント委員会は、危機管理マニュアルに基づいて予め具体的なリスクを想定・分類し、有事の際には迅速かつ適切な情報伝達が行えるよう、整備を行っておく。
  4. 当社の監査室及びグループ内部監査室は、当社及び子会社(上場子会社を除く)の各部署の日常的なリスク管理状況の監査を実施する。

④ 当社及び子会社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

  1. 当社及び子会社の各取締役の職務執行については、各社において組織規程により業務分掌、職務権限を定め、これにより責任の明確化ならびに効率的な業務の遂行を図る。
  2. 当社は定例取締役会を月1回開催するほか、必要に応じて臨時取締役会を開催する。また、監査等委員ではない取締役及び常勤監査等委員ならびに役付執行役員が出席する経営会議において、業務執行に関する経営課題を審議する。
  3. 子会社は会社の規模に応じて定例取締役会を毎月もしくは少なくとも四半期に1回以上開催するよう取締役会規程を定めており、当社の経営企画部が開催状況を定期的に確認する。また、子会社は必要に応じて臨時取締役会を開催する。
  4. 当社及び子会社の取締役会は、経営の執行方針、法令で定められた事項やその他経営に関する重要事項を決定し、業務執行状況を監督する。

⑤ 当社ならびに子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

上記①~④に掲げる事項のほか、

  1. 子会社の取締役または監査役を当社から子会社に派遣し、取締役会への出席及び監査役による監査を通じて経営の状況を把握し、監督する。
  2. 子会社(上場子会社を除く)とグループ経営契約を締結し、取締役等の職務執行に係る重要事項について当社が報告を受ける体制とする。
  3. 当社の監査室及びグループ内部監査室は当社及び子会社(上場子会社を除く)の内部監査を実施し、その結果を常勤の取締役及び監査等委員ならびに役付執行役員が出席する内部監査報告会に報告し、状況に応じて必要な管理を行う。
  4. 財務報告の適正性確保のため、当社の内部統制委員会は内部統制委員会規程に基づき、内部統制評価計画の策定、グループ内部監査室が実施する内部統制評価のモニタリングを行い、内部統制報告書を作成し、取締役会へ提出する。

⑥ 監査等委員会の職務を補助すべき取締役及び使用人に関する事項

監査室の要員が補助使用人として監査等委員会の職務の補助を行う。

⑦ 前号の取締役及び使用人の他の取締役(監査等委員である取締役を除く)からの独立性及び監査等委員会の当該取締役及び使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項

  1. 監査等委員会の補助使用人は、監査等委員会から指示を受けた職務については監査等委員会の指揮命令下で職務を遂行する。
  2. 監査等委員会の補助使用人の人事異動・人事評価・懲戒処分には、監査等委員会の事前承認を得る。

⑧ 当社及び子会社の取締役及び使用人が当社の監査等委員会に報告するための体制及び当社の監査等委員会または子会社の監査役に報告した者が報告をしたことを理由として不利益を受けないことを確保するための体制

  1. 当社及び子会社の取締役及び使用人は、会社の信用を著しく低下させる事項及び会社の業績を著しく悪化させる事項が発生し、または発生する恐れがあるとき、役職員による違法または不正な行為を発見したときは速やかにコンプライアンス・ホットライン規程に基づき内部通報窓口に通報することとする。内部通報窓口に通報があった内容は、当社ホットライン事務局(社内窓口)を通じて、ただちに当社の監査等委員会及び被通報者が所属する会社に報告する。
  2. 前項の報告者に対し、報告を理由とした不利益な取扱いは行わない旨を当社及び子会社のコンプライアンス・ホットライン規程に定めて徹底する。

⑨ 監査等委員の職務の執行について生ずる費用の処理の方針その他監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制

  1. 監査等委員の職務の執行について生ずる費用の前払いまたは償還の手続き、その他の当該職務の執行について生ずる費用または債務の処理は、監査等委員からの申請に基づき適切に行う。
  2. 監査等委員会は、代表取締役社長、会計監査人、監査室、グループ内部監査室及び子会社監査等委員または監査役と連携を強め、必要に応じて随時意見交換会を開催する。

内部統制システムの運用状況

業務の適正を確保するための体制の運用状況の概要は、以下のとおりであります。

① 内部統制システム全般

当社及び子会社の内部統制システム全般の整備・運用状況を当社の監査室、グループ内部監査室及び内部統制委員会(当事業年度は4回開催)がモニタリングし、改善を進めております。
グループ内部監査室及び内部統制委員会は金融商品取引法に基づく「財務報告に係る内部統制の有効性の評価」を行っております。
当社のグループ内部監査室は、子会社に対し、業務遂行の適正性、妥当性、適法性を確保するために、監査計画に基づき内部監査を実施しております。その監査結果については、取締役及び執行役員に報告し、再発防止策の協議を行っております。

② コンプライアンス

グループの全役職員の行動指針として「パソナグループ企業行動憲章」を定め、役職員に対しての階層別の定期的なコンプライアンス研修を実施しております。また、当社及び子会社全体で共有する「コンプライアンス・マニュアル」を制定し、コンプライアンスの徹底という基本原則をより確実に実施することを目的として、「パソナグループ行動規範」を規定しております。
法令遵守体制の点検・強化を当社のコンプライアンス委員会(当事業年度は12回開催)が中心となって実施し、当社及び子会社におけるコンプライアンス体制・状況等について、取締役会への報告を行っております。
「社会の問題点を解決する」という企業理念のもと、社会的責任(CSR)を果たすために、コンプライアンス委員会で当社及び子会社のコンプライアンスに関する課題の把握とその対応策の立案・実施をしており、重要な法令違反が発生した場合もしくは発生の恐れがある場合には、当該子会社と連携し、調査・是正・勧告措置を実施しております。
法令違反・不正行為等の早期発見及びそれらを未然に防止することで当社の社会的信頼を維持することを目的とし、パソナグループ・コンプライアンス・ホットライン規程を制定し、当社ホットライン事務局及び第三者機関を窓口とした内部通報制度「パソナグループ・コンプライアンス・ホットライン」を当社ならびに国内及び海外子会社に設置しており、通報内容がただちに当社の監査等委員会に報告される体制を整備しております。また、パソナグループ・コンプライアンス・ホットライン規程に通報者が不利益を受けない旨を規定しております。

③ リスク管理

当社の危機管理に関する基本的事項について定め、経営に重大な影響を及ぼす危機を未然に防止すること、及び万一発生した場合の被害の極小化を図ることを目的として、リスクマネジメント規程を制定し、当社グループのリスクに関する統括組織、リスクマネジメント委員会(当事業年度は1回開催)を設置しております。
危機管理マニュアルに基づき、予めリスクマネジメント委員会が具体的なリスクを一元的に想定・分類し、重要リスクを特定することにより、リスクの未然防止とともに万一発生した場合の迅速かつ的確な対応を図っております。また、災害を想定した訓練も適宜行っております。

④ 子会社経営管理

子会社の経営管理につきましては、当社の経営企画部にて子会社の経営管理体制を整備、統括するとともに、子会社(上場子会社を除く)との間で締結した「グループ経営契約」に則り、同契約が定める事前協議事項について、それぞれの当社の主管部門が、子会社から事前に承認申請または報告を受ける体制を整えております。
また、子会社が行う重要な業務執行については、当社の取締役会及び経営会議で審議・報告を実施しております。
当社のグループ内部監査室は、子会社(上場子会社を除く)に対する監査を実施しており、グループ経営に対応した効率的なモニタリングを実施しております。

⑤ 取締役の職務執行

「パソナグループ企業行動憲章」や役員取扱規程等の社内規程を制定し、取締役が法令及び定款に則って行動するように徹底しており、組織規程に業務分掌、職務権限を定め、これにより責任の明確化ならびに効率的な業務の遂行を図っております。
法令で定められた事項及び経営に関する重要事項については、事前に経営会議にて議論したうえで、取締役会に付議しております。当事業年度においては、取締役会は16回開催されており、活発な議論・意見交換がなされ、意思決定及び監督の実効性確保に努めております。
また、社外取締役を複数名選任し、かつ、取締役会等を通じて社外取締役から積極的な発言が行われる機会を設けることで、監督機能を強化しております。

⑥ 監査等委員会

社外取締役を含む監査等委員は、取締役会への出席及び常勤監査等委員による経営会議及びその他の重要会議への出席を通じて、内部統制委員会や内部統制に係る組織が担当する内部統制の整備、運用状況を確認しております。また、会計監査人、監査室及びグループ内部監査室などの内部統制に係る組織と必要に応じて双方向的な情報交換を実施することで当社の内部統制システム全般をモニタリングするとともに、より効率的な運用について助言を行っております。
専任の補助使用人が所属する監査等委員会室を監査等委員会の直轄下に設置し、執行部門の組織から分離させており、補助使用人の異動、処遇等の人事事項は監査等委員会の事前承認を得たうえで、実施しております。