皆さんの身近な所に、「いつか使うかもしれない」と、“使われずに眠り続けている物“はありませんか？実は、“物の整理整頓“と“業務の効率化“には深い関係があり、整理整頓を習慣化することで業務効率化や働き方改革にも繋がっていきます。
今回は、パソナグループ アドミ本部 東京アドミ部 奥山真栄部長と、泉さやか ユニット長に、“整理整頓で実現する真に豊かな働き方の実現”についてインタビューしました！
目次
- “物依存”から脱却するために重要なこととは？
- “整理整頓”と“業務効率化”の深い関係
- “業務シェア“で進める、真に豊かな働き方
“物依存”から脱却するために重要なこととは？
淡路島への本社機能の一部移転など、パソナグループでも様々な引っ越し作業が行われています
泉
オフィスの移転などで引っ越し作業が発生する際、伴い様々な部署で断捨離が行われますが、まだ使える文房具が捨てられている様子を目にすることが多々あります。そこでアドミ本部では、物を削減しつつ、すでにある物を活かす方法がないかと思い、パソナハートフルのメンバーの力も借りて、不要になった文房具を新しいオフィスに提供しリユースする「文具リユースプロジェクト」を始めました。
▲再利用できる文具を必要な部署にシェア
皆さんも断捨離を行う中で、是非、“捨てる”という選択肢だけでなく“再利用する”という視点も持ってみてください。また、そもそも必要以上に文房具を発注するのではなく、メンバー同士で文具をシェアすることを検討するなど、物の使い方を見直すことでゴミの削減にも繋がります。
整理整頓のコツを教えてください
泉
上司も含めてまとまった時間をとり、部署の皆で一緒に整理整頓をすることが大切です。
引っ越し作業に伴う整理整頓は、若手の社員の方を中心に進める部署も多いですが、若手の立場からすると古くから残っている物は「重要なものだったのではないか」「何かあった時に使うのではないか」と感じ、「捨てる」という判断をすることが難しい可能性があります。
そのため、上司が率先して一緒に整理整頓に取り組むことで、断捨離の判断時間も減り、スピード感をもって作業を進めることができると思います。アドミ本部でも、毎週金曜日に部署全員が参加して断捨離作業を進めましたが、想定以上に短い時間で作業が終わりました。
部署の中で誰か一人に総務のような役割を与えて取り組むのではなく、部署のみんなで一緒に取り組むことが大切ではないでしょうか。
“整理整頓”と“業務効率化・働き方改革”の深い関係
整理整頓は、業務の効率化とどのような関係があるのでしょうか
泉
一見、整理整頓と業務の効率化は繋がりがないように感じるかもしれませんが、物を片付けるのと同じように、「業務の整理整頓」を行うことで、業務効率化や働き方改革にも繋がります。
アドミ本部ではこれまで申請物の管理を紙で行っていましたが、全ての業務を洗い出し、デジタル化できる部分とできない部分の切り分けを行いました。また、同時に不要な作業を削減することで、部内全体の業務改善ができ、働き方改革につながったと感じています。
仕事の生産性をグッと高める！「5S」って知っていますか？
今、様々な企業で注目されている“5S“をご存知ですか？“5S“とは、整理整頓に必要な5つの項目の頭文字をとった言葉です。
5Sを重視している企業では、5Sを重要な「経営管理手法」と位置づけており、働き方改革などの視点でも注目されています。当たり前に感じる一つ一つの項目も、日々の業務に置き換えてみてください！
- 「整理」業務に必要なものだけを保有し、不用品はすべて処分する
- 「整頓」機能的な収納方法を定め、“探す”という行為を削減する
- 「清潔」清掃をしながら、細部まで点検する
- 「清掃」整理・整頓・清掃を徹底して継続し、職場意識を高める
- 「躾（しつけ）」 以上の4点を実行し習慣化する
整理整頓で、これまでの働き方にどのような影響を与えていくのでしょうか
奥山
私はアドミ本部に3年ほど前に異動したのですが、当初は「書類が会社にあるから会社に戻らなくてはいけない」といった声を聞ことがよくあり、物に依存している状態だと感じていました。
そこで、まずは部内での整理整頓とDX化を進めようと、個人のサイドワゴンやキャビネットを撤去したり、デスクの整理整頓の声掛けを行いました。はじめは「仕事がしづらくなるのではないか」という声もありましたが、物を削減する代わりにデジタル化を進めることによって、自宅や出張先からでも仕事がしやすくなり、場所にとらわれない柔軟な働き方ができるようになったと感じています。
“業務シェア”で実現する、真に豊かな働き方
整理整頓やデジタル化により、業務の進め方も変えていると伺いました
奥山
アドミ本部では子育てをしながら働くメンバーが多いのですが、お子様の関係で急遽お休みが必要になった時にも、安心して休めるような仕組み作りを進めています。もちろん業務によって担当者は割り当てられていますが、最低限必要な情報や業務フローが部内全体で共有されているので、担当者の不在時に問い合わせがあっても、業務を滞りなく進めることができています。
特定の人しか対応できない業務がある場合、それは業務が人に依存をしている状況です。何らかの理由でその人が突然働けない状態になった時に、誰も対応することができない状態になってしまわないよう、業務に必要なデータの格納や共有フォルダの活用、日々のコミュニケーションを積極的に行い、“業務シェア”を行うことが大切だと思います。
業務シェアによって、今後どのような働き方ができると思いますか
奥山
業務シェアをすることによって、急遽仕事を休まなくてはいけなくなってしまった場合でも、“自分が仕事を止めてしまっているかもしれない”という不安が無くなり、“私に何があっても大丈夫”と、仕事を休むことに対するプレッシャーが大きく減りました。
物や業務の整理整頓から一歩進んで取り組む業務シェアは、今後、働き方の改善だけでなく心の余裕にも繋がっていき、真に豊かな働き方の実現に向けた大切な取り組みになるのではないでしょうか。